La herramienta «Estilos» de Word

La tarea de dar forma a un texto dentro de una pantalla o una hoja de papel no debería ser tan difícil con las herramientas informáticas con las que contamos hoy; sin embargo, muchas veces se nos hace un poco cuesta arriba aplicar todos los formatos (tipo y tamaño de fuente, interlineados, negritas, cursivas...) a cada fragmento de texto. Por suerte, muchos procesadores de texto cuentan con una herramienta que nos hace mucho más fácil organizar los textos y aplicar los formatos que elijamos con muy poco esfuerzo: los estilos. En esta entrada hemos decidido utilizar el programa Microsoft Word (2013) para mostraros cómo funciona:

Antes de empezar a volvernos locos con los tamaños y tipos de letra o por otras características gráficas que queramos darle al texto, tendremos que definir muy bien su estructura: qué son títulos, cuántos niveles hay, qué fragmentos corresponden a citas o notas al pie, etc. Lo ideal para empezar a hacer esto sería contar con el texto en formato plano, es decir, sin formatos previos (suficientes nos dará después Word). Para conseguirlo, al pegar el texto hemos utilizado clic derecho y hemos seleccionado el icono «Mantener solo texto» dentro del menú «Opciones de pegado»; también podéis pegar y copiar desde el bloc de notas o algún otro editor de texto.
Una vez que tenemos el texto limpio, ya podemos ponernos manos a la obra:
1. Lo primero es activar la vista de calderones pulsando Ctrl+( o el icono correspondiente:



2. Ahora que podemos ver las líneas que hemos ido dejando en blanco, vamos a quitarlas todas:

3. Con los párrafos ya limpios, vamos a empezar a asignar estilos. Por ejemplo, en el texto de la imagen, vamos a asignar los estilos Título 1 y Título 2 a los fragmentos correspondientes (ten en cuenta que en Word los estilos se aplican a caracteres, no a párrafos, así que asegúrate de haberlos seleccionado todos). Por defecto, el programa les dará a esos fragmentos un aspecto determinado. Por el momento, vamos a dejarlo así, hasta que hayamos asignado los estilos a todos los fragmentos del texto.

4. También asignaremos el estilo «Normal» a todos los fragmentos de texto que no sean títulos y, en este caso, el estilo «Cita» a la que aparece en nuestra primera página y al párrafo de autor.

5. Una vez que ya hemos asignado todos los estilos a todo el texto, vamos a aplicar los formatos que más nos gusten. Podemos hacerlo de dos formas:
a) Haciendo clic derecho en el estilo que queramos cambiar y seleccionando la opción «Modificar...». Aparecerá una ventana con opciones para modificar las características del texto. Seleccionaremos las que más nos gusten y pulsaremos «Aceptar». Automáticamente, todos los fragmentos de texto que hayamos seleccionado con el mismo estilo tendrán las características que acabamos de fijar.

b) Si no nos apañamos bien con la ventana de opciones, también podemos modificar como lo haríamos normalmente un fragmento de texto hasta que tenga las características que queramos, con él seleccionado, hacer clic derecho sobre el estilo correspondiente. Seleccionaremos «Actualizar <nombre de estilo> para que coincida con la selección».

Estas son las opciones más básicas de la herramienta estilos. Esperamos que os sean de ayuda para vuestras próximas maquetaciones y os eviten dolores de cabeza con los formatos: como veis, con «Estilos» es muy sencillo dar forma a un texto sin tener que ir cambiando formatos párrafo por párrafo.

Consejos sobre formato de párrafos 1: tipografía, alineación, sangrías y espacio interpárrafo

Tanto si lo que vais a presentar es un trabajo académico como si se trata de una novela o de una obra dramática, es importante que tengáis en cuenta algunos criterios estéticos que pueden ayudaros a hacer vuestros textos más fáciles de leer (físicamente):

1. Tipo de letra

Las tipografías suelen dividirse en dos grupos fundamentales: con serifa y sin serifa. Las serifas, para el que no lo sepa, son trazos adicionales que no sirven para identificar el caracter sino para adornarlo. Por ejemplo, la fuente Verdana (arriba) no tiene serifa, mientras que la Times New Roman (abajo) sí la tiene:

En función del soporte en el que vayamos a presentar el texto, elegiremos uno u otro: normalmente, para textos que van a leerse en pantalla se recomiendan las fuentes sin serifa; para textos que vayan a imprimirse, se suelen preferir las que tienen serifa.

2. Alineación

Si hablamos de impresiones en papel, tanto para los textos literarios en prosa como para trabajos académicos y otros documentos, se recomienda siempre justificar los párrafos: da un aspecto mucho más limpio y ordenado, además de permitir ver mejor dónde acaban los párrafos. Dependiendo del ancho de la línea, podrá optarse por dividir las palabras al final de la línea o por dejarlas enteras: la primera opción es más aconsejable para líneas cortas, ya que permite distribuir mejor los caracteres entre las líneas y que la diferencia de espacio entre caracteres no sea tan dispar; si utilizas líneas más largas, probablemente no te haga falta. A la izquierda tenéis un ejemplo de lo que puede pasar con las líneas cortas cuando se justifican.
Para textos electrónicos, no hay un consenso claro, pero se puede establecer un criterio de decisión: si el texto está en un formato como PDF o .doc, que tiene un soporte de tamaño determinado, podemos tratarlo como si fuera impreso; si, por el contrario, es un texto dinámico (como una página web) que se presenta de forma distinta en función del tamaño de la pantalla que lo reproduzca, es más aconsejable dejar la alineación a la izquierda: si justificamos el texto y la pantalla en la que se visualiza es pequeña, podría pasarnos como con la imagen de arriba.

3. Sangrías

La sangría de un texto es la diferencia en el espaciado respecto al margen general del párrafo que se aplica a su primera línea. En función de si se suma o se resta margen, tendremos una sangría normal (1) o francesa (2); la tercera opción es no dejar sangría:

¿Cuál es mejor? Como todo, depende: la tradicional es la que más se suele utilizar en prosa, artículos periodísticos y trabajos académicos, porque permite colocar varios párrafos seguidos sin espacios entre ellos; la sangría francesa suele utilizarse más para obras dramáticas, tal y como vimos en la entrada correspondiente; los párrafos sin sangría se están poniendo de moda en textos administrativos, aunque hay que tener cuidado: nos exigirá utilizar otros recursos para que los párrafos se distingan bien.

4. Espacios entre párrafos

Si ya hemos aplicado sangrías (ya sean normales o francesas), no es necesario poner espacio entre párrafos del mismo tipo; de hecho, queda bastante feo. Si nos hemos decantado por hacer párrafos alemanes, sin sangrías, tal vez deberíamos planteárnoslo. En cualquier caso, nunca deberán ser excesivos (con 6 puntos es suficiente).

Donde sí deberíamos ponerlos siempre es entre párrafos de tipos distintos: entre título y subtítulo, entre párrafo normal y cita, entre título y párrafo normal, etc. En este caso, la medida dependerá del tamaño de las fuentes y de la jerarquía.

Formatos de ebook y maquetación

El mundo del libro electrónico está ahora mismo parcelado en varios formatos. En función de dónde queráis publicar el vuestro y de los lectores a los que queráis llegar, tendréis que optar por uno o por otro y maquetarlos lo mejor posible, ya que convertir automáticamente con programas no siempre es una buena opción. En esta entrada nos vamos a centrar en los tres formatos más utilizados ahora mismo: el PDF, el epub y el mobi. Primero vamos a comentarlos en detalle uno por uno y después, al final, lo sintetizaremos todo en una tabla.

PDF

Lo fundamental que hay que entender de este formato lo que crea es una imagen. Es cierto que, en función de cómo lo construyamos, podemos hacer que el texto pueda seleccionarse, pero eso no significa que sea un archivo de texto dinámico, como el epub o el mobi. Para que se vea mas claro: las páginas de un PDF son iguales abramos donde abramos el archivo. Podemos verlo más grande o más pequeño, pero las palabras que contiene y la forma de presentarlas no cambia a no ser que lo editemos: es como una foto de un texto. Por eso, este formato suele utilizarse sobre todo para imprimir documentos, porque podemos ver el resultado final y sabemos que no va a cambiar en el papel. Si lo que queremos hacer es una edición en papel, lo más sencillo y fiable será crear directamente un archivo PDF.
Para crear archivos PDF, tenemos programas tan sencillos como los procesadores de textos, que ya incluyen (en su mayoría) una opción para guardar o convertir los archivos en PDF. A nivel profesional, o si queremos una herramientas más potente (sobre todo para archivos muy largos que colapsan el procesador de textos), también tenemos la opción de Adobe: InDesign. Tiene una curva de aprendizaje amplia, pero vale la pena si queréis un buen producto. Otra opción, quizá la más segura para crear buenos archivos de imprenta, es contactar con un maquetador para que os lo prepare: no cuesta mucho dinero y el resultado merece la pena.
Aunque el formato PDF es muy bueno para imprenta, no es el más recomendado para comercializarlo como libro electrónico: lo más seguro es que sólo lo lean aquellos que tengan por costumbre leer en tabletas u ordenadores o gente que esté dispuesta a imprimir el libro.

Epub y mobi

Tanto el formato .epub como el .mobi son de texto dinámico, es decir, que se adaptan a las características de cada lector: tamaño de pantalla, tamaño de letra, márgenes... Al gusto del cliente. Es, para hacerlo más claro, como si el texto fuera un cuadro muy grande que cada lector fuera partiendo y aumentando según cómo esté configurado. Básicamente, ambos sistemas se basan en la codificación HTML (si queréis que hablemos más de esto en futuras entradas, poned un comentario), que diferencia fragmentos de texto para mostrarlos con los formatos que nosotros programemos: negrita, mayor tamaño de letra, alineación... Todas esas anotaciones que se incluyen en el archivo se combinan después con las que cada lector configura en su aparato y forman una presentación del texto personalizada. Pongamos un ejemplo: si tomamos un archivo .epub cualquiera (en la web del Proyecto Gutenberg, por ejemplo, hay muchos para descargar) y lo abrimos con Calibre, el programa abrirá una ventana de un tamaño determinado. Si jugamos con el marco de la ventana y vamos variando el tamaño, el texto no se ampliará ni se reducirá, sino que irá apareciendo o desapareciendo para conservar las características: es texto dinámico. Por si no ha quedado muy claro o no queréis entreteneros en probar, dejo aquí unas capturas de pantalla:

Para hacer un fichero epub, tenemos varias opciones en función de la calidad que queramos dar a la maquetación:
1. Convertir de PDF a .epub: no es recomendable. En algunos casos sale bien, pero depende mucho de los programas que utilicemos. Por ejemplo, uno de los problemas más recurrentes es que cada salto de línea del PDF se convierta en un salto de párrafo, lo cual resulta bastante desagradable después en un lector de libros electrónicos.
2. Convertir con Calibre un archivo .doc, .docx o .rtf a .epub: es sencillo y el resultado es medianamente bueno. Lo malo es que los formatos de los títulos. el texto, etc. no siempre se quedan bien en el archivo final. Si queréis ver algunos trucos para que el formato se estropee lo menos posible con la conversión, echadle un vistazo a este artículo.
3. Programar el archivo con un programa específico para .epub: Sigil es un programa gratuito, bastante básico pero más que suficiente si tenéis unas nociones mínimas de HTML. Además, cuenta con una página web de tutoriales paso a paso. Es una opción que requiere más trabajo, pero los resultados son muchísimo mejores, ya que podemos trabajar directamente con el formato final.

El formato mobi, al llevar una codificación muy parecida a la del .epub, se puede obtener mediante conversión con Calibre: no se pierde nada de formato.

La principal diferencia entre .epub y .mobi es el tipo de lectores al que llegamos y las plataformas en las que podemos publicar: .mobi es el formato de Amazon, que se puede leer en dispositivos Kindle, ordenadores, tabletas y teléfonos con el programa gratuito de Kindle instalado (y también en varias marcas de lectores que incorporan este formato); el .epub es el formato que leen absolutamente todos los lectores de libro electrónico excepto los Kindle. No obstante, la conversión de uno a otro es sencilla (salvo que lleven la proteción DRM), así que en realidad no es tan decisivo elegir uno u otro.

Aquí os dejamos un pequeño cuadro-resumen con las características de cada formato:

Tener claro el formato final en el que queremos presentar un libro es fundamental para poder prepararlo bien y atajar desde el principio todos los posibles problemas de formato, además de para saber a qué tipo de lectores vamos a llegar. Si prefieres contratar un maquetador profesional, puedes pedirle consejo sobre el formato más adecuado para ti.